ChatGPT和Gemini等人工智能工具正在帮助专业人士撰写更加流畅、更加完善的电子邮件，但一项新的研究表明，这背后也隐藏着代价。

一项针对 1100 多名员工的大规模调查发现，虽然人工智能辅助使经理的信息看起来更专业，但过度使用也会损害信任。员工通常对轻微的编辑帮助没有异议，但一旦人工智能开始决定信息语气或信息内容，主管就会给人留下不真诚、懒惰或能力不足的印象。

职场中的AI：从新奇事物到常态

如今，超过75%的专业人士在日常工作中依赖人工智能，经常使用ChatGPT、Gemini、Copilot或Claude等工具起草和润色电子邮件。这些工具因简化了写作而受到广泛赞誉，但它们是否真的有助于管理者和员工之间的沟通呢？

一项针对 1,100 名专业人士的新调查突显了职场沟通中的一个重要矛盾。虽然人工智能可以让经理的电子邮件看起来更加精致和专业，但频繁依赖人工智能可能会降低员工对上司的信任度。

佛罗里达大学沃灵顿商学院的研究人员、本研究合著者安东尼·科曼博士表示：“我们发现，信息质量感知与信息发送者感知之间存在矛盾。尽管管理者对人工智能辅助写作展现出的专业性持积极看法，但如果在日常沟通任务中使用中等到高度的人工智能辅助，则会损害他们的可信度。”

对在电子邮件中使用人工智能的看法

科曼与南加州大学博士、合著者彼得·卡登在国际商业传播期刊上发表的研究，要求专业人士评估他们被告知由不同程度人工智能辅助（低、中、高）撰写的电子邮件。参与者不仅评估了祝贺信息的内容，还评估了他们对发件人的看法。

管理者与员工之间的认知差距

虽然人们普遍认为人工智能辅助写作是高效、有效且专业的，但科曼和卡登发现，管理者撰写的信息与员工撰写的信息之间存在“认知差异”。

科曼解释道：“当人们对自己使用人工智能（AI）的情况进行评价时，他们往往认为自己在低、中、高三个不同等级的辅助下的使用情况都差不多。然而，在评价他人的使用时，辅助的程度就变得重要了。总体而言，专业人士对自己的AI使用情况较为宽容，但对上司使用同等程度的辅助则更为怀疑。”

负面认知的临界点

虽然像语法或编辑等低级别的AI辅助通常是可以接受的，但更高级别的辅助会引发负面看法。当员工感知到更高程度的AI写作时，这种认知差距尤为显著，从而对管理者的作者身份、诚信、关怀能力和胜任力产生质疑。

对信任的影响很大：当人工智能使用程度高时，只有40%至52%的员工认为管理者是真诚的，相比之下，在低辅助信息的情境下，这一比例为83%。同样，虽然有95%的人认为低人工智能程度的管理者的信息是专业的，但当管理者高度依赖人工智能工具时，这一比例降至69%至73%。

当人工智能显得慵懒时

研究结果表明，员工往往能够识别出人工智能生成的内容，并将其解读为懒惰或缺乏关心。当管理者在团队祝贺或激励性沟通等消息上过度依赖人工智能时，员工会觉得这些消息不够真诚，并对管理者的领导能力产生质疑。

科曼（Coman）指出，“在某些情况下，人工智能辅助写作会损害人们对上司可信度相关特征的认知”，特别是会影响人们对上司能力和正直品质的认知，而这两者都是基于认知的信任的关键组成部分。

为人工智能辅助选择合适的信息

研究表明，管理者在写作中使用人工智能之前，应仔细考虑信息类型、人工智能辅助的程度以及关系背景。虽然人工智能可能适用于信息性或日常性的沟通，如会议提醒或事实公告，且专业接受度较高，但对于需要同理心、表扬、祝贺、激励或个人反馈的以关系为导向的信息，最好尽量减少技术干预。

参考文献：彼得·W·卡登与安东尼·W·科曼所著《人工智能辅助职场写作中的专业性与可信度：使用人工智能写作的利弊》，载于《国际商业传播期刊》2025年刊。DOI：10.1177/23294884251350599

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